Uma breve definição do assunto, suas utilidades e caracteríscas:
O papel desempenhado pela função controle e avaliação para o analista é, basicamente, acompanhar o desempenho dos sistemas de informações gerenciais, da estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e procedimentos administrativos, por meio da comparação entre as situações alcançadas e as previstas;
A função controle e avaliação para os sistemas de informações gerenciais, a estrutura organizacional, bem como os métodos, as normas e os procedimentos da empresa têm algumas finalidades mencionadas a seguir:
· Identificar problemas, falhas e erros que se transformam em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e de evitar sua reincidência;
· Fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível, próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos objetivos previamente estabelecidos;
· Fazer com que a empresa trabalhe de forma mais adequada; e proporcionar informações gerenciais periódicas, para que seja rápida a intervenção no desempenho do processo.
Existem dois conceitos básicos inerentes à idéia de controle e inerentes à idéia de controle e avaliação, a saber:
· A eficiência, que se refere à otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados;
· A efetividade, que se refere à relação entre os resultados alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo.
Na consideração das informações que são necessárias ao controle e avaliação da estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e procedimentos, devem-se analisar alguns aspectos:
· Os tipos de informação;
· A freqüência das informações;
· A qualidade das informações;
· As fontes das informações.
Existem alguns aspectos que podem prejudicar a eficiência, a eficácia e a efetividade do sistema de controle e avaliação, tais como:
· Lentidão e deficiência nas informações;
· Insuficiência de informações;
· Sistemas de controles complicados;
· Planos mal elaborados e mal implantados;
· Estrutura organizacional inadequada.
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